1. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Die Northrail GmbH (Northrail) freut sich über Ihren Besuch auf der Webseite sowie über Ihr Interesse an den Unternehmen und den Produkten der Northrail-Gruppe. Wir nehmen den Schutz Ihrer privaten Daten sehr ernst und möchten, dass Sie sich beim Besuch unserer Internetseite sicher fühlen. Als Verantwortliche im Sinne des Datenschutzes, informieren wir Sie nachfolgend über die Art und den Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten.

Der Schutz Ihrer Privatsphäre bei der Verarbeitung personenbezogener Daten ist für uns ein wichtiges Anliegen, das wir bei unseren Geschäftsprozessen berücksichtigen. Wir verarbeiten personenbezogene Daten grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung funktionsfähiger Webseiten, bei Kontaktaufnahme über die auf unseren Webseiten bereitgestellten E-Mail-Adressen sowie zur Bereitstellung unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist.

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) als Rechtsgrundlage. Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind. Darüber hinaus kann die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erforderlich sein.

Die personenbezogenen Daten werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.

Übermittlungen personenbezogener Daten an staatliche Einrichtungen und Behörden erfolgen nur im Rahmen zwingender europäischer und nationaler Rechtsvorschriften. Unsere Mitarbeiter sind von uns zur Vertraulichkeit verpflichtet.

Zu Ihrer Sicherheit verwenden wir zum Schutz der Übertragung sämtlicher Inhalte, die Sie an uns senden, eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Diese verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

2. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten auf unseren Internetseiten

Wenn Sie unsere Webseite besuchen, speichert unser Webserver standardmäßig unter anderem die nachfolgend im Einzelnen aufgeführten Serverlogfiles. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber vorgesehen wurde.

SERVERLOGFILES

Wenn Sie unsere Webseite besuchen, speichern unsere Webserver (als Server-Logfiles) standardmäßig unter anderem Angaben zu dem von Ihnen verwendeten Browsertyp und zu der Browserversion, dem verwendeten Betriebssystem, der Webseite, von der aus Sie uns besuchen, der Webseiten, die Sie bei uns besuchen, das Datum des Besuches sowie aus Sicherheitsgründen, zum Beispiel zur Erkennung von Angriffen auf unsere Webseiten, die Menge der gesendeten Daten in Byte und für die Dauer von 7 Tagen die IP-Adresse, die Ihnen von Ihrem Internet Service Provider zugewiesen wurde. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber vorgesehen wurde. Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Webseiten an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Webseite sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Webseite und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. In diesem Zweck liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Mit Ausnahme der IP-Adresse werden personenbezogene Daten nur dann gespeichert, wenn Sie uns diese von sich aus, zum Beispiel durch Übersendung Ihrer E-Mail-Adresse und/oder Ihrer Kontaktdaten, angeben.

3. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten bei Kontaktaufnahme per E-Mail

Auf unseren Internetseiten ist eine Kontaktaufnahme über die bereitgestellten E-Mail-Adressen möglich. In diesem Fall werden die mit der E-Mail übermittelten personenbezogenen Daten des Nutzers gespeichert. Es erfolgt in diesem Zusammenhang grundsätzlich keine Weitergabe der Daten an Dritte, es sei denn, der Punkt „Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte“ dieser Datenschutzerklärung sieht dies vor. Die Daten werden ausschließlich für die Verarbeitung der Konversation verwendet und dienen uns allein zur Bearbeitung der Kontaktaufnahme. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Dies ist bei Kontaktaufnahme per E-Mail dann der Fall, wenn die jeweilige Konversation mit dem Nutzer beendet ist, wenn sich also aus den Umständen entnehmen lässt, dass der betroffene Sachverhalt abschließend geklärt ist.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Zielt der E-Mail-Kontakt auf den Abschluss eines Vertrages ab, so ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

4. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten bei einer Bewerbung

ZWECKE UND RECHTSGRUNDLAGEN DER VEARBEITUNG

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), soweit dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit uns erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BDSG für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.

Weiterhin können wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, sofern dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) oder zur Abwehr oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse ist beispielsweise eine Beweislast in einem Verfahren nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG).

Erteilen Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 26 Abs. 2 BDSG gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden (s. u. unter „IHRE RECHTE“).

Kommt es zu einem Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns, können wir gemäß Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 BDSG die bereits von Ihnen erhaltenen personenbezogenen Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeiten, soweit dies für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung bzw. Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist.

KATEGORIEN PERSONENBEZOGENER DATEN

Wir verarbeiten nur solche Daten, die im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung stehen. Dies können allgemeine Daten zu Ihrer Person (Name, Anschrift, Kontaktdaten etc.), Angaben zu Ihrer beruflichen Qualifikation und Schulausbildung, Angaben zur beruflichen Weiterbildung sowie ggf. weitere Daten sein, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung übermitteln.

QUELLEN DER DATEN

Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen der Kontaktaufnahme bzw. Ihrer Bewerbung von Ihnen postalisch oder per E-Mail erhalten bzw. die Sie uns über unsere HR-Software HRworks übermitteln. Im Übrigen können wir von Ihnen öffentlich zugänglich gemachte, berufsbezogene Informationen verarbeiten, wie beispielsweise ein Profil bei beruflichen Social-Media-Netzwerken. Rechtsgrundlage ist dabei § 26 Abs. 1 i. V. m. Abs. 8 S. 2 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Soweit wir die Daten nicht direkt bei Ihnen erheben und Sie über ein aktives Profil bei einer Online-Jobplattform – etwa bei StepStone – verfügen, oder uns im Rahmen des Bewerbungsverfahrens ein inaktives oder nur teilweise aktives Profil offenlegen, können wir personenbezogene Daten auch darüber erheben.

EMPFÄNGER DER DATEN

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten innerhalb unseres Unternehmens ausschließlich an die Bereiche und Personen weiter, die diese Daten zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bzw. zur Umsetzung unseres berechtigten Interesses benötigen.

Wir können Ihre personenbezogenen Daten an mit uns verbundene Unternehmen übermitteln, soweit dies im Rahmen der unter „ZWECKE UND RECHTSGRUNDLAGEN DER VEARBEITUNG“ dargelegten Zwecke und Rechtsgrundlagen zulässig ist.

Ihre personenbezogenen Daten werden in unserem Auftrag auf Basis von Auftragsverarbeitungsverträgen nach Art. 28 DSGVO verarbeitet. In diesen Fällen stellen wir sicher, dass die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der DSGVO erfolgt. Die Kategorien von Empfängern sind in diesem Fall Anbieter von Bewerbermanagementsystemen und -software. Unser Anbieter ist die HRworks GmbH, Waldkircherstr. 28, 79106 Freiburg im Breisgau.

In der Software-Anwendung der HR-Works werden nachfolgende technisch notwendige Cookies eingesetzt:

• HrwJobApplicationmanagementSession

Dieses Cookie wird von der Software-Anwendung „HRworks-Bewerbermanagement“ eingesetzt. Es stellt die Session der sich befindenden Person auf unserem Stellenportal dar. Dieses ist zum Betrieb notwendig, um dementsprechend die User der Session auseinanderzuhalten. Hierbei handelt es sich um ein technisch notwendiges Cookie.

• AWSALB und AWSALBCORS

Diese beiden Cookies werden von der Software-Anwendung „HRworks-Bewerbermanagement“ eingesetzt. Sie werden einerseits benötigt, um etwaige Informationen der richtigen Instanz des Servers zuzuordnen. Andererseits sind sie für den Upload der Bewerbungsunterlagen notwendig, damit dieser Vorgang bei den Bewerbern reibungslos gewährleistet werden kann. Hierbei handelt es sich um ein technisch notwendiges Cookie.

Weitere Informationen über die Datenschutzbestimmungen der Personalsoftware erhalten Sie in der Datenschutzerklärung der HRworks GmbH.

Eine Datenweitergabe an Empfänger außerhalb des Unternehmens erfolgt ansonsten nur, soweit gesetzliche Bestimmungen dies erlauben oder gebieten, die Weitergabe zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist oder uns Ihre Einwilligung vorliegt.

ÜBERMITTLUNG IN EIN DRITTLAND

Eine Übermittlung in ein Drittland ist nicht beabsichtigt.

DAUER DER DATENSPEICHERUNG

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Ihre personenbezogenen Daten bzw. Bewerbungsunterlagen werden spätestens sechs Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens (z. B. der Bekanntgabe der Absageentscheidung) gelöscht, sofern nicht eine längere Speicherung rechtlich erforderlich oder zulässig ist. Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten darüber hinaus nur, soweit dies gesetzlich oder im konkreten Fall zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen für die Dauer eines Rechtsstreits erforderlich ist.

Für den Fall, dass Sie einer längeren Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten zugestimmt haben, speichern wir diese nach Maßgabe Ihrer Einwilligungserklärung.

Kommt es im Anschluss an das Bewerbungsverfahren zu einem Beschäftigungs-, Ausbildungs- oder Praktikantenverhältnis, werden Ihre Daten, soweit erforderlich und zulässig, zunächst weiterhin gespeichert und anschließend in die Personalakte überführt.

Gegebenenfalls erhalten Sie im Anschluss an das Bewerbungsverfahren eine Einladung zur Aufnahme in unseren Talentpool. Dies erlaubt uns, Sie auch in Zukunft bei passenden Vakanzen bei unserer Bewerberauswahl zu berücksichtigen. Liegt uns eine entsprechende Einwilligung Ihrerseits vor, werden wir Ihre Bewerbungsdaten nach Maßgabe Ihrer Einwilligung bzw. ggf. zukünftigen Einwilligungen in unserem Talentpool speichern.

IHRE RECHTE

Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Mitteilung nach Art. 19 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO.

Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs.

Sofern die Verarbeitung von Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, sind Sie nach Art. 7 DSGVO berechtigt, die Einwilligung in die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Bitte beachten Sie zudem, dass wir bestimmte Daten für die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben ggf. für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren müssen (s. Ziffer 8 dieser Datenschutzinformation).

Widerspruchsrecht:

Soweit die Verarbeitung Ihre personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt, haben Sie gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser Daten einzulegen. Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen. Diese müssen Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung muss der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dienen.

Zur Wahrung Ihrer Rechte können Sie sich unter den in Ziffer 1 angegebenen Kontaktdaten an uns wenden.

ERFORDERLICHKEIT DER BEREITSTELLUNG PERSONENBEZOGENER DATEN

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen von Bewerbungsprozessen erfolgt freiwillig. Wir können eine Entscheidung zur Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses jedoch nur treffen bzw. ein Beschäftigungsverhältnis mit Ihnen nur begründen, sofern Sie solche personenbezogenen Daten angeben, die zur Durchführung der Bewerbung erforderlich sind.

AUTOMATISIERTE ENTSCHEIDUNGSFINDUNG

Die Entscheidung über Ihre Bewerbung beruht nicht ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung. Somit findet keine automatisierte Entscheidung im Einzelfall im Sinne des Art. 22 DSGVO statt.

5. Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte

Die Northrail GmbH wird Ihre personenbezogenen Daten vertraulich behandeln. Diese Daten gehen bei Kontaktaufnahme über unsere allgemeine E-Mail-Adresse zentral bei der Northrail GmbH ein und werden, soweit erforderlich, im Rahmen der genannten Zwecke an weitere Bereiche des Unternehmens weitergegeben. Eine darüberhinausgehende Weitergabe an Dritte erfolgt nur, sofern wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, wir für die Verarbeitung Ihrer Informationen einen externen Dienstleister beauftragen und Daten auf Basis von Verträgen nach Art. 28 DSGVO verarbeitet werden. Ein Beispiel hierfür ist der Versand von Briefen oder E-Mails oder die Verarbeitung durch Hostprovider oder Anbieter von Bewerbermanagementsystemen. Diese Dienstleister erhalten nur die Informationen, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigt werden. Sie dürfen diese nicht zu anderen Zwecken verwenden und sind verpflichtet, die Informationen gemäß der DSGVO und des Bundesdatenschutzgesetzes (neu) zu behandeln. Wir schließen zudem mit jedem Partner entsprechende Vertraulichkeitsvereinbarungen und ggf. Auftragsverarbeitungsverträge ab. In allen anderen Fällen werden wir Sie darüber informieren, wenn persönliche Informationen an Dritte weitergegeben werden sollen, und Ihnen so die Möglichkeit geben, Ihre Einwilligung zu erteilen.

6. Links auf andere Webseiten

Die Northrail GmbH setzt auf dieser Webseite Links zu Webseiten Dritter. Auf den Webseiten der Dritten gilt die Datenschutzerklärung der Northrail GmbH nicht für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten durch diesen Dritten. Northrail GmbH empfiehlt, sich immer über die Datenschutzhinweise auf den Webseiten dieser Dritten zu informieren.

7. Rechte des Nutzers

Sie können von uns jederzeit unentgeltlich Auskunft über Ihre von uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen. Außerdem sind Sie berechtigt, diese Daten bei Bedarf zu berichtigen oder vervollständigen zu lassen, sollten sich diese als unrichtig oder unvollständig erweisen und ferner ggf. – sofern die jeweiligen Voraussetzungen gegeben sind – von Ihrem Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten Gebrauch machen oder die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten fordern. Dies gilt nicht, sofern eine Speicherung aufgrund gesetzlicher Vorschriften vorgegeben ist. Falls eine Löschung nicht durchgeführt werden kann, erfolgt eine Einschränkung der Datenverarbeitung.

Ihre Anfrage ist an folgende Kontaktdaten zu senden: Northrail GmbH, Königstraße 28, 22767 Hamburg, Telefon +49 40 8888 00 6-0, E-Mail: datenschutz@northrail.eu

Sie haben ferner das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen. Dies gilt nicht für solche Daten, deren Erfassung zur Bereitstellung und den Betrieb der Webseiten zwingend erforderlich sind. Haben Sie per E-Mail mit uns Kontakt aufgenommen oder sich über eine Online-Jobplattform bei uns beworben, so können Sie der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten ebenfalls jederzeit widersprechen. In einem solchen Fall kann die Konversation nicht fortgeführt und das Bewerbungsverfahren nicht weitergeführt werden. Nach Erhalt Ihres Widerspruchs werden wir die betroffenen Daten nicht mehr zu anderen Zwecken als zur Abwicklung der abgeschlossenen Verträge nutzen, verarbeiten und übermitteln. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

Sofern Sie der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung Ihrer Daten durch die Northrail GmbH nach Maßgabe dieser Datenschutzbestimmungen insgesamt oder für einzelne Maßnahmen widersprechen wollen, können Sie Ihren Widerspruch an folgende Kontaktdaten senden: Northrail GmbH, Königstraße 28, 22767 Hamburg oder per E-Mail: datenschutz@northrail.eu

8. Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzes

Northrail GmbH
Königstraße 28
22767 Hamburg
Tel.: +49 40 8888 00 6-0
E-Mail: datenschutz@northrail.eu

9. Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten

Proliance GmbH
Datenschutzbeauftragter Northrail GmbH
Leopoldstr. 21
80802 München